Zakładający działalność gospodarczą przedsiębiorca zobowiązany jest do przestrzegania obowiązujących przepisów prawa. Jednym z nich jest konieczność przechowywania firmowej dokumentacji księgowej przez określony czas. Niedopełnienie tego obowiązku wiąże się z pewnymi konsekwencjami, których należy unikać. Wyjaśniamy, jak długo i jakie dokumenty księgowe trzeba przechowywać.
Jakie dokumenty księgowe firmy trzeba przechowywać?
Dokumenty księgowe firmy to przede wszystkim dokumenty wyszczególnione w obowiązującej Ordynacji podatkowej, Ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych, a także Kodeksie pracy. Chodzi dokładnie o dokumentację prowadzoną w przypadku pełnej i uproszczonej księgowości, a także dokumentację zgłoszeniową i rozliczeniową ZUS i dokumentacją kadrową. Konieczność przechowywania dokumentacji księgowej firmy ma swoje uzasadnienie – dokumenty księgowe służą w celach kontrolnych, jak również są podstawą do m.in. obliczania podstawy wypłacanych rent i emerytur przedsiębiorców i ich pracowników.
Do dokumentacji podatkowej zaliczamy księgę przychodów i rozchodów, ewidencję przychodów oraz inne dokumenty służące w celu obliczania zobowiązań podatkowych przedsiębiorców, czyli np. dowody księgowe oraz ewidencję środków trwałych. Dokumenty zgłoszeniowe i rozliczeniowe ZUS to przede wszystkim kopie sporządzanych deklaracji ZUS oraz wystawianych dokumentów korygujących. Dokumenty kadrowe, które wymagają przechowywania to m.in. akta osobowe i dokumenty związane ze stosunkiem pracy, czyli np. listy płac.
Ważne! Dokumenty księgowe firmy muszą być przechowywane w odpowiedni sposób i zabezpieczone przed wyciekiem danych osobowych i innych danych wrażliwych w formie papierowej lub elektronicznej.
Ile należy przechowywać dokumenty księgowe firmy?
Dokumenty księgowe firmy przechowuje się zgodnie z obowiązującymi przepisami przez:
- 5 lat dla dokumentów podatkowych,
- 5 lub 10 lat dla dokumentów ZUS,
- 50 lub 10 lat dla dokumentacji pracowniczej.
W przypadku dokumentacji podatkowej czas jej przechowywania liczony jest od końca roku podatkowego, za który opłacane były podatki. Czas przechowywania dokumentacji ZUS czas liczony jest od momentu przekazania dokumentacji do właściwego oddziału ZUS. Czas przechowywania dokumentacji kadrowej liczony jest od momentu rozwiązania stosunku pracy z danym pracownikiem.