Prawie każde przedsiębiorstwo posiada tzw. środki trwałe. Są to wszystkie środki, które stanowią własność lub współwłasność przedsiębiorcy, ich wartość przekracza 10 000 zł, a przewidywany okres użytkowania jest dłuższy niż 1 rok.
Muszą też być sprawne, kompletne, zdatne do użytku i wykorzystywane na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej w firmie albo oddane do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub umowy określonej w art. 23 a pkt 1 ustawy o PIT.
W praktyce najczęściej spotykane środki trwałe to:
• budowle, budynki oraz lokale będące odrębną własnością,
• maszyny, urządzenia i środki transportu,
• inwentarz żywy,
• inne środki.
Rozpoznanie ich oraz opisanie według klasyfikacji środków trwałych jest potrzebne przede wszystkim do tzw. ewidencji środków trwałych, która jest obowiązkiem każdego podatnika rozliczającego się za pomocą księgi przychodów i rozchodów lub na zasadzie ryczałtu. Dokładne opisanie środków trwałych potrzebne jest także do ustalania stawek amortyzacyjnych oraz badań statystycznych.
Klasyfikacja środków trwałych dzieli je na 10 grup oznaczonych cyframi od 0 do 9 według klucza:
0 – grunty;
1 – budynki i lokale oraz spółdzielcze prawo do lokalu użytkowego i spółdzielcze prawo własnościowe do lokalu mieszkalnego;
2 – obiekty inżynierii lądowej i wodnej;
3 – kotły i maszyny energetyczne;
4 – maszyny, urządzenia i aparaty ogólnego zastosowania;
5 – maszyny, urządzenia i aparaty specjalistyczne;
6 – urządzenia techniczne;
7 – środki transportu;
8 – narzędzia, przyrządy, ruchomości i wyposażenie, gdzie indziej niesklasyfikowane;
9 – inwentarz żywy.
Kolejne szczeble podrzędne tych grup oznacza się symbolami dwu i trzycyfrowymi według schematu: I1I – grupa, I1I2I – podgrupa, I1I2I3I – rodzaj.
Jak opisać środki trwałe w ewidencji?
Ewidencja środków trwałych to nie tylko zapisanie ich zgodnie z ustalonymi symbolami klasyfikacji. Wymaga ona skrupulatności i wiedzy, najlepiej więc powierzyć to zadanie specjalistom z biura rachunkowego.
Ewidencja powinna zawierać również wszystkie istotne informacje dotyczące każdego ze środków, a w szczególności: datę nabycia środka, datę przyjęcia do użytkowania, określenie dokumentu stwierdzającego nabycie środka, wartość początkową.
Istotne elementy zapisu to także stawka amortyzacyjna, kwota odpisu amortyzacyjnego za dany okres podatkowy. Ważne jest, by pamiętać o aktualizowaniu wartości początkowej środka trwałego i kwot odpisów amortyzacyjnych, a także zapisywaniu przyczyny i daty w przypadku usunięcia danego środka z ewidencji.