Zgodnie z art. 22n ust. 2 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznym, podatnicy prowadzący PKPiR są zobowiązani do prowadzenia ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Z kolei podatnicy prowadzący, zgodnie z przepisami o rachunkowości, księgi rachunkowe są obowiązani do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych (ust. 1).
Czy wszystkie rzeczy nabyte na firmę muszą znaleźć się w ewidencji?
Zgodnie z ust. 4 przywoływanego przepisu, zapisów dotyczących środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych dokonuje się najpóźniej w miesiącu przekazania ich do używania, z pewnymi wyjątkami. Samochód należy zatem wprowadzić w tym terminie. Zatrudniając do obsługi księgowej biuro rachunkowe, przedsiębiorca najłatwiej zagwarantuje sobie poprawne ewidencjonowanie środków trwałych.
Można wprowadzić samochód jeszcze przed przerejestrowaniem – natomiast nie przed zarejestrowaniem go po raz pierwszy, czyli przy zakupie samochodu fabrycznie nowego, nigdy nierejestrowanego (nie jest wtedy środkiem trwałym, bo nie może być używany). Zależnie od momentu poniesienia kosztów rejestracji (przed czy po wykazaniu samochodu jako środka trwałego), będą one ujęte albo jako koszty, albo podniosą wartość początkową samochodu.
Warto zwrócić przy tym uwagę, że chociaż raty leasingowe (w wysokości dopuszczalnej w odniesieniu do samochodów nie będących samochodami elektrycznymi, czyli w przypadku samochodów osobowych do limitu wartości 150 tysięcy złotych) są zaliczane w koszty uzyskania przychodu, to często przy wykupie samochodu z leasingu przedsiębiorca wprowadza go do majątku prywatnego, a więc nie ewidencjonuje go jako środek trwały.