W polskim prawie gospodarczym funkcjonują różne dokumenty księgowe i finansowe, które są niezbędne do udokumentowania sprzedaży towaru lub wykonania usługi. Zazwyczaj są to faktury i rachunki. Czasem można też spotkać się z fakturą pro forma. Czym jest faktura pro forma i kiedy można ją wystawić?
Czym jest faktura pro forma?
Faktura pro forma jest dokumentem, który wystawia się w celu otrzymania od nabywcy zapłaty przed dokonaniem faktycznej dostawy towarów. Faktura pro forma poprzedza wystawienie faktury właściwej.
Faktura pro forma różni się od faktury właściwej przede wszystkim tytułem. W przypadku faktury właściwej brzmi on Faktura VAT, w przypadku pro formy – Faktura pro forma. Poza tą różnicą faktura pro forma powinna zawierać takie same elementy jak faktura właściwa: numer, datę wystawienia, nazwę towaru, cenę jednostkową, cenę za całość, kwotę netto, stawkę VAT i kwotę brutto. Powinno się umieścić również informacje o tym, kto jest sprzedawcą a kto nabywcą, kiedy została zawarta transakcja oraz jaki jest termin płatności.
Czym skutkuje wystawienie faktury pro forma?
Faktury pro forma nie uwzględnia się w ewidencji księgowej, ponieważ nie jest ona dokumentem księgowym. Nie wpisuje się jej do księgi przychodów i rozchodów, nie stanowi kosztów uzyskania przychodu i nie jest podstawą do realizacji płatności. Wystawienie pro formy nie zwalnia jednak przedsiębiorcy z obowiązku wystawienia faktury właściwej po dostawie towaru lub wykonaniu usługi, gdyż to ona jest dokumentem księgowym, wpisywanym do ewidencji księgowej. Zgodnie z zasadą ogólną fakturę właściwą należy wystawić nie później niż do 15. dnia kolejnego miesiąca.
Jeśli jednak podatnik wystawił fakturę pro forma po wykonaniu usługi, powinno się uznać ją za dokument, na podstawie którego należy dokonać rozliczenia należnego podatku VAT z tytułu wykonanej usługi. W takim wypadku faktura pro forma powinna uwzględniać wszystkie elementy, które zawiera prawidłowo wystawiona faktura dokumentująca wykonanie danej czynności podlegającej opodatkowaniu VAT.