Brak doświadczenia w prowadzeniu rachunkowości, pośpiech, traktowanie zadań pewnych działów jako spraw drugorzędnej wagi – wszystko to sprawia, że przedsiębiorcy często mają problem z odpowiednią ewidencją zdarzeń księgowych. Warto również nadmienić, że na błędy księgowe narażeni są nie tylko początkujący przedsiębiorcy, ale także ci, którzy są obecni na rynku od wielu lat, a przez to mogą być niezaznajomieni z co bardziej aktualnymi, dynamicznie wprowadzanymi zmianami w przepisach prawnych. W dzisiejszym wpisie przygotowaliśmy listę najczęściej powtarzających się błędów księgowych, z jakimi stykają się polscy przedsiębiorcy, a na które powinni szczególnie uważać.
6 najczęściej popełnianych błędów księgowych
Choć błędy księgowe będące efektem niedopatrzeń lub mylnej interpretacji przepisów mogą wydawać się dość niewinnie, często prowadzą do poważnych konsekwencji finansowych. Do najczęściej występujących nieprawidłowości tego typu zalicza się:
- Pomyłki w rozliczeniach VAT-u
VAT jako podatek cieszy się złą sławą, ponieważ sprawia przedsiębiorcom wyjątkowo dużo problemów przy dokonywaniu rozliczeń. Brak odpowiedniej wiedzy i umiejętności przyczynia się do niewłaściwej interpretacji przepisów podatkowych oraz do niedotrzymywania terminów składania deklaracji VAT w urzędzie skarbowym. Błędy w rozliczeniach VAT są często niezamierzone i wynikają z pomyłki lub z nieprawidłowego zakwalifikowania stawki VAT do danej usługi bądź towaru (np. e-booki są objęte stawką 23%, a już książki papierowe – zaledwie 5%).
- Niewłaściwe prowadzenie ksiąg rachunkowych
Dokumenty księgowe, które stanowią podstawę zapisów księgowych, muszą spełniać wiele restrykcyjnych kryteriów, aby móc je potem ująć w księgach rachunkowych – np. nie wolno dokonywać w nich wymazywania czy przeróbek, a przed zaksięgowaniem powinny być zaakceptowane przez upoważnioną do tego osobę. Regularnie zdarza się jednak, że dokumenty te ulegają zniszczeniu bądź utraceniu, co staje się przyczyną wyrzucenia danego kosztu z kosztów podatkowych i braku prawa do odliczenia podatku VAT.
- Ujmowanie przychodów w niewłaściwych okresach
Jest to kolejny często popełniany błąd księgowy. Podczas księgowania faktury związanej ze sprzedażą towaru lub usługi łatwo zapomnieć, że w ewidencji należy ją uwzględnić w miesiącu, w którym miało miejsce dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi, a nie wówczas, gdy wystawiono samą fakturę. Dla przykładu – jeśli usługa została wykonana 29 czerwca, a fakturę wystawiono już 2 lipca, to przychód powinien zostać ujęty w czerwcu, a nie w lipcu.
- Błędy w sprawozdaniach finansowych
Błędy w sprawozdaniach finansowych najczęściej są wynikiem pomyłek arytmetycznych, niewłaściwej interpretacji zdarzeń i przepisów, nieprawidłowego zastosowania zasad rachunkowości oraz różnego rodzaju niedopatrzeń. Jeśli błędy będą dotyczyć tzw. informacji istotnych, ich pominięcie lub zniekształcenie przełoży się na dalszy kierunek, decyzje oraz efektywność działań firmy. Prowadzenie ksiąg rachunkowych z pomocą biura rachunkowego pozwoli uniknąć takich pomyłek i umożliwi ustalenie prawidłowych kwot w sprawozdaniu finansowym.
- Zapominanie o terminowym składaniu deklaracji
Jak zostało to już wspomniane przy okazji błędów dotyczących VAT-u, przedsiębiorcy nie zawsze zdają sobie sprawę z tego, że rozliczenia podatkowe wymagają ścisłego przestrzegana terminów. Zwłaszcza na początku prowadzenia działalności kłopotliwe staje się pamiętanie o różnych zobowiązaniach wobec urzędu skarbowego, ZUS-u czy KRUS-u. Tymczasem nawet jeden dzień opóźnienia w dostarczeniu wymaganych dokumentów może skutkować bolesną karą finansową.
- Błędne rozliczenia roczne PIT
Do typowych błędów związanych z kategorią rozliczeń rocznych PIT można zaliczyć niedopatrzenia rachunkowe związane z wyliczeniami, jak również brak dodania załączników do przekazywanego zeznania bądź wpisanie do deklaracji niewłaściwego adresu. Błędne rozliczenie roczne PIT niesie za sobą poważne skutki prawne, dlatego należy dołożyć wszelkich starań, aby uniknąć tego rodzaju pomyłek.
Oprócz wymienionych błędów formalnych, merytorycznych i finansowych do równie częstych potknięć przedsiębiorców należą m.in. nieuprawnione wrzucanie wydatków osobistych w koszty uzyskania przychodu, problemy z odpisami amortyzacyjnymi czy zbyt krótki okres przechowywania dowodów księgowych. Z tego powodu właściciele małych i średnich przedsiębiorstw, którzy nie czują się zbyt pewnie w zakresie prowadzenia księgowości, powinni zdecydować się na usługi oferowane przez wykwalifikowane biura rachunkowe. Pozwoli to uniknąć nie tylko kłopotliwych wizerunkowo błędów, ale też związanych z nimi konsekwencji naruszenia przepisów karnoskarbowych, skutkujących grzywnami lub odsetkami za zwłokę.