Nawiązując współpracę z biurem rachunkowym, warto ustalić sposób, formę oraz termin dostarczanych dokumentów. Dzięki temu oszczędzimy sporo czasu, a jednocześnie unikniemy ewentualnych nieporozumień. Oczywiście to przedsiębiorca zobligowany jest do dostarczania pełnej dokumentacji, która jest niezbędna do przygotowania wszelkich rejestrów i rozliczeń – zarówno tych miesięcznych, jak i kwartalnych oraz rocznych. Zwykle wszelkie warunki są ustalone w umowie. Dokumentacja może być przekazywana do siedziby biura rachunkowego bezpośrednio przez przedsiębiorcę lub też odbierana od niego przez upoważnionego przedstawiciela tego biura. Niekiedy praktykowane jest przekazywanie dokumentów pocztą lub przez kuriera, jednak w tym przypadku istnieje ryzyko, że przesyłka nie dotrze w terminie. Warto wcześniej ustalić kwestie organizacyjne z tym związane.
Dostarczanie dokumentów – terminy, sposób i forma
W pierwszej kolejności należy ustalić, kiedy najpóźniej wszystkie dokumenty powinny trafić do biura rachunkowego. Jeśli przedsiębiorcy nie przeprowadzają wielu transakcji w miesiącu, można ustalić jeden termin przekazywania dokumentów. Jeżeli jednak w danej firmie każdego miesiąca przeprowadza się wiele transakcji, warto ustalić kilka terminów. Warto przy tym pamiętać, że ostatnia partia dokumentacji powinna być przekazana w terminie umożliwiającym wywiązanie się ze wszystkich zobowiązań z urzędami oraz kontrahentami.
Bardzo istotną kwestię stanowi również forma przekazywania dokumentów. Przede wszystkim warto prowadzić spis wszystkich przekazywanych dokumentów. Prowadzenie spisu może wydawać się zadaniem monotonnym i czasochłonnym, ale może zabezpieczyć interesy zarówno przedsiębiorcy, jak i biura rachunkowego.
Niekiedy biuro rachunkowe przekazuje też do klienta kserokopie dokumentów ze specjalnym oznaczeniem, dzięki czemu można archiwizować całą dokumentację również w siedzibie firmy. Obecnie jednak coraz częściej dokumenty są skanowane i umieszczane w odpowiednich plikach (a najlepiej kilku).